10 erreurs de communication qui peuvent mettre à mal votre réputation

Il peut être embarrassant de faire des erreurs de communication. Par exemple, si vous envoyez un courrier électronique sans le vérifier, et plus tard, vous vous rendez compte qu’il contenait une erreur. En plus, vous pouvez être mal vue et paraître peu ou pas professionnel du tout. Certaines erreurs de communication peuvent avoir des conséquences plus sérieuses.

Elles peuvent ternir votre réputation, déranger les clients, ou même entraîner des pertes de revenus. Dans cet article, nous examinerons 10 erreurs de communication communes, qui peuvent mettre à mal votre réputation ; et mettons en scène les meilleurs scenarii pour les éviter.

Erreur 1 : Ne pas relire votre travail

Les erreurs d’orthographe, de tonalité et de grammaire vous font paraître négligent. Aussi vrai que vous avez un niveau respectable et des diplômes aguichants, certaines personnes profiteront toujours des petites erreurs à priori mineurs pour être condescendant à votre égard.

C’est pourquoi il est essentiel de vérifier toutes vos correspondances avant de les envoyer. Ne comptez pas uniquement sur les correcteurs orthographiques automatiques de votre application: ils ne reprendront pas les mots utilisés de manière incorrectes et présentent des limites au niveau de la syntaxe. Au lieu de cela, vérifiez votre travail et utilisez un dictionnaire pour rechercher tous les mots sur lesquelles vous avez des doutes. Parfois, au regard de la pertinence du sujet ; et sans compromettre la confidentialité, vous pouvez inviter un collègue à relire votre sujet.

Il peut être utile de faire une liste des mots ou des phases que vous trouvez difficiles à appréhender et de les tenir à portée de main. Vous pouvez même rédiger à côté des mots une petite explication qui précise dans quel cas les utiliser. Par exemple (« Veuillez / Veillez », « cher/chère/ chers/chères » ou « langage/language » …).

Il peut être difficile de voir des erreurs dans votre propre travail, surtout lorsque vous travaillez des heures devant un écran d’ordinateur ; alors pensez à demander à un collègue de regarder les documents clés avant de les distribuer.

Dans la mesure du possible, boucler vos documents en avance ; et revenez dessus deux ou trois jours après pour relecture, vous serez surpris de la clarté avec laquelle vous identifiez les erreurs. Alternativement, lisez votre travail à haute voix, cela facilite l’identification des fautes de frappe et des erreurs de tonalité. Ensuite, donnez-vous du temps pour réfléchir sur votre document et pour apporter des modifications finales.

Astuces:

Pour devenir un meilleur communicateur, commencer par prendre notre quiz – Quelles sont vos aptitudes en communication ? pour déterminer les aspects où vous avez besoin de commencer à vous améliorer; et bien évidemment, vos point forts.

Erreur 2 : Annoncer de mauvaises nouvelles par courrier électronique

Avez-vous déjà annoncé des mises à pied à un collègue ou à votre équipe par courrier électronique ou par messagerie instantanée? Si vous le faites, vous pourriez causer une offense qui finalement causera plus de tort à tout le monde! Les canaux de communication écrits ne vous permettent pas d’adoucir les messages difficiles avec des indices non verbaux (comme le langage corporel) ; et ils ne vous permettent pas de traiter immédiatement des émotions intenses et d’amortir les chocs. Si vous devez transmettre de mauvaises nouvelles, faites cela en personne et réfléchissez attentivement à la façon dont vous pouvez le faire avec sensibilité, de sorte que vous puissiez transmettre votre message, mais minimisez le choc à long terme en même temps.

Lorsque vous transmettez un message difficile personnellement, vous pouvez identifier des signes indiquant que les gens ont mal compris les éléments clés de votre message ou qu’ils ont peut-être pris l’information particulièrement mal. Vous avez l’opportunité de rattraper le coup et clarifier votre message ou aider les gens à faire face aux nouvelles difficiles.

Erreur 3 : Éviter les conversations difficiles

Il n’est pas toujours convenable d’éviter des conversations difficiles. À un moment donné, vous devrez donner du feedback négatif. Il est tentant d’essayer d’éviter ces conversations, mais cela peut causer d’autres problèmes et parfois, vous pouvez laisser de petits problèmes se transformer en problèmes plus sérieux. La préparation est la clé pour traiter les conversations difficiles. Apprenez à donner des feedbacks clairs et pertinent, et utilisez des outils de feedback adéquat pour faire face à différentes situations, et agir effectivement sur les comportements, des techniques d’impact pour inciter les gens à réfléchir à leur comportement. Vous pouvez au préalable en aparté, dans votre bureau, jouer votre rôle de sorte que vous soyez convaincu à la fois de vos mots et de votre langage corporel.

Il est primordial de toujours penser aux résultats que vous voulez obtenir avant de vous engager dans une conversation difficile. Ceci vous permettra de mieux orienter les débats et évitera que l’échange ne se transforme en champs de ruine.

Erreur 4 : Ne pas être assertif

L’affirmation de soi ou l’ assertivité consiste à énoncer ce dont vous avez besoin, tout en tenant compte des besoins et attentes des autres.

Il est possible que vous ne atteignez pas toujours vos objectifs lorsque vous êtes assertif, mais vous mettez toutes les chances de votre côté pour atteindre votre objectif, ou du moins, obtenir un compromis parce que vous avez clairement été compris. Utilisez notre séance de formation sur les compétences d’ assertivité pour identifier vos besoins et pratiquer une communication assertive.

L’ assertivité signifie également dire «non» lorsque vous devez le faire. Notre article «Oui» à la Personne, «Non» à la tâche »explique comment rétablir les demandes avec douceur, mais avec assertivité, tout en maintenant de bonnes relations.

Remarque:
L’affirmation de soi ou assertivité n’est pas la même chose que l’agression. Lorsque vous êtes agressif, vous essayez d’imposer votre point de vue ou façon de penser sans réfléchir aux droits, aux besoins et aux attentes d’autrui.

Erreur 5 : Réagir, ne pas répondre

Avez-vous déjà crié après un collègue en frustration, ou envoyé une réponse brûlante à un courrier électronique, sans mûrir votre réaction? Si oui, vous avez probablement réagi avec émotion, au lieu de répondre calmement.

Ce type de réaction émotionnelle peut nuire à votre réputation. Vous pouvez gêner les gens avec vos fortes émotions et donner l’impression que vous manquez de maîtrise de soi et d’intelligence émotionnelle. Lisez notre article sur la gestion de vos émotions au travail pour des conseils sur la façon de garder vos réactions sous contrôle.

Erreur 6 : Ne pas se préparer méthodiquement et à fond

Des présentations, des rapports ou des courriels mal préparés gênent votre audience et, avec le temps, ternissent votre réputation. C’est pourquoi il est essentiel de préparer et de planifier vos communications avec attention.

D’abord, Prenez le temps de planifier votre communication à fond. Envisager d’utiliser des outils tels que le Triangle rhétorique et la séquence motivante de Monroe pour créer un message crédible, intelligent et convaincant qui fait appel aux émotions de votre public, ainsi qu’à leurs intelligences. Prenez le temps de corriger, de trouver des images et de dans certains cas, vérifier que les documents sont compatibles avec le logiciel de votre audience.

Ensuite, si vous prononcez un discours ou une présentation, répétez bien, afin que votre discours soit fluide et inspirant. « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrive aisément » Boileau.

Erreur 7 : Utilisation lors de le communication de l’approche « One-Size-Fits-All »

Ne vous appuyez pas sur une seule méthode ou canal d’apprentissage en supposant qu’elle devrait satisfaire tout le monde. Varier les approches pour rencontrer les besoins d’un public plus large. Si vous utilisez une approche «one-size-fits-all » pour communiquer, vous pouvez négliger les différentes personnalités, besoins et attentes des gens.

En fait, vos communications doivent traiter ces différences autant que possible. Lorsque vous préparez une présentation, assurez-vous de considérer que les gens ont des styles de compréhensions ou d’assimilations différents et prenez ceci en compte. Cela signifie que tous, de ceux qui apprennent le mieux en lisant à ceux qui préfèrent une approche visuelle, ou pratique peuvent bénéficier de votre session.

Erreur 8 : Ne pas garder un esprit ouvert lors de la rencontre de nouvelles personnes

Aujourd’hui, le milieu professionnel est un mélange d’ethnies, des religions, de classes, d’âges, d’orientations sexuelles et des points de vue. Ces différences créent une magnifique opportunité d’enrichir les expériences et opinions qui améliorent considérablement notre vie. Cependant, il peut être tentant de stéréotyper de nouveaux collègues ou clients, ou d’émettre des hypothèses à leur sujet sur la base d’un minimum informations, des ont dits ou de notre expérience personnelle.

C’est ce qu’ on appelle l’inférence. Cela est particulièrement vrai si vous n’avez pas eu beaucoup de temps pour apprendre à les connaître. Les hypothèses et autres idées préconçues sur la base des éléments peu tangibles et parfois erronés empêchent une communication ouverte, car vous ne considérez que la pointe de l’iceberg, vous n’associez pas la vue d’ensemble aux détails, la personnalité et l’expérience de l’autre personne en tant qu’ individu unique. Au fil du temps, cela peut compromettre votre relation avec eux.

Donc, prenez du temps pour écouter quand vous rencontrez de nouvelles personnes. Donnez-leur de l’espace pour exprimer leurs points de vue, et prenez le temps de digérer leur propos. Ensuite, apprenez à gérer les différences culturelles, permettez-vous d’accepter que l’autre n’est pas vous de façon à considérer les besoins et les attentes de chaque personne.

Si vous travaillez souvent avec des personnes venant d’outremer, explorez l’idée de l’intelligence culturelle afin que vous puissiez commencer à adapter votre comportement lorsque vous rencontrez des personnes issues de cultures différentes.

Erreur 9 : Supposer que votre message a été compris

Toujours prendre le temps de vérifier que les gens ont compris votre message. Par exemple, lorsque vous envoyez un courrier électronique, vous pouvez encourager les gens à poser des questions ou à répondre si elles n’ont pas compris tout ou partie de votre message. Ou, si vous donner une présentation, attribuer du temps aux personnes pour discuter vos points principaux, ou laissez du temps pour des questions à la fin.

Astuce:

Pour vérifier que vous avez bien été bien compris, utilisez des questions ouvertes qui commencent par « comment », « pourquoi » ou « quoi ». Ceux-ci encouragent la réflexion et aideront les membres de votre audience à expliquer ce qu’ils ont personnellement retiré de votre communication. Lorsque vous transmettez un message important à un collègue, vous pouvez ensuite par exemple lui demander : Pouvez-vous répéter ce que je viens de dire afin que je vérifie si j’ai été clair ?

Erreur 10 : Violation accidentelle de la vie privée des autres

Avez-vous déjà transmis un courrier électronique sensible à la mauvaise personne ou envoyé une pièce jointe incorrecte? Ces types d’erreurs peuvent causer de graves problèmes commerciaux, violer la vie privée des personnes et conduire à l’embarras et à la confusion.

Pour éviter ces problèmes, écrivez des messages sensibles avant de sélectionner le destinataire, puis vérifiez à nouveau leur adresse e-mail. Si votre programme de messagerie remplit automatiquement les adresses e-mail, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité, de sorte que vous devez choisir consciemment le bon destinataire.

Il peut être utile de rédiger ces courriels dans un document de traitement de texte ou un courrier électronique vide, puis de coller le texte dans un nouveau message. De cette façon, vous n’incluez pas accidentellement toute information provenant de messages précédents.

Et, si vous envoyez une pièce jointe confidentielle, vérifiez qu’aucun “suivi des modifications” ou des commentaires ne peut être trouvé et assurez-vous d’envoyer la bonne version.

Résumé

Tout le monde commet des erreurs de communication de temps en temps. Cependant, vous protégerez votre réputation si vous évitez les erreurs les plus courantes, qui incluent « ne pas vérifier votre travail, violer accidentellement la vie privée des personnes lors de la transmission des courriels et en n’étant pas assertif. La clé de la bonne communication consiste à réfléchir aux besoins de votre public. Préparez chaque e-mail, document et présentation avec attention, et prendre le temps de le vérifier.

Surtout, rappelez-vous que la communication est un processus à double sens. Soyez disposé à répondre aux questions, et écoutez ce que votre audience a à dire. Au fil du temps, vous constaterez qu’une bonne communication peut grandement améliorer vos relations et votre satisfaction au travail.

Cette article fait partit de la collection Mind Tools.

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Auteur : Fulbert
Vocational trainer

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