Aptitudes en communication

Les aptitudes en communication comptent parmi les capacités les plus importantes que vous avez besoin de développer pour réussir professionnellement. Si vous voulez être un communicateur expert, vous devez être efficace à tous points de vue dans le processus de communication. Que vous soyez l’« émetteur» ou le «récepteur», vous devez être à l’aise avec les différents canaux de communication (face à face, oral, écrit, téléphone etc.). Les mauvais communicateurs ont généralement du mal à développer leur carrière au-delà d’un certain point. Ceci dit, communiquez-vous de manière efficace? Prenez ce court quiz pour commencer.

Quiz aptitude en communication

Instructions:

Pour chaque énoncé, cliquez sur le bouton qui vous décrit le mieux. Répondez aux questions selon votre perception de vous-même en ce moment (et non en considérant la façon dont vous pensez que vous devriez être) et ne vous inquiétez pas si certaines questions semblent décrire défavorablement certaines de vos pratiques, cela signifie simplement que vous venez d’identifier de nouvelles piste de progrès. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton “Calculer mon total” pour obtenir votre score.

Vous aurez ensuite l’opportunité d’obtenir une interprétation de vos résultats ; ce qui vous permettra d’établir un plan d’action pour l’amélioration progressive de vos performances.

Si votre résultat est compris entre : 56-75 

Voici l’interprétation correspondante
Excellent! Vous comprenez bien votre rôle de communicateur, à la fois lorsque vous passez des messages et lorsque vous les recevez. Vous anticipez les problèmes et vous choisissez les bons canaux pour communiquer. Les gens vous respectent pour votre capacité à communiquer clairement, et ils apprécient vos compétences d’écoute. (Plus d’informations).

Si votre résultat est compris entre : 36-55

Voici l’interprétation correspondante

Vous êtes un communicateur compétent, mais vous rencontrez parfois des problèmes de communication. Prenez le temps de réfléchir à votre approche et de vous concentrer sur l’émission efficace des messages, ainsi que sur la réception. Cela vous aidera à vous améliorer. (Lisez l’interprétation détaillée ci-dessous pour compléter vos connaissance.)

Si votre résultat est compris entre : 15-35

Voici l’interprétation correspondante

Vous devez continuer à travailler sur vos compétences en communication. Vous ne vous exprimez pas clairement, et vous ne pouvez également pas recevoir correctement les messages. La bonne nouvelle est que, en faisant attention à la la manière dont vous communiquez ou écoutez, vous pouvez être beaucoup plus efficace professionnellement et profiter de meilleures relations de travail! Le reste de cet article vous guidera vers d’excellents outils pour améliorer vos compétences en communication. (Lisez minutieusement l’interprétation détaillée ci-dessous)

Chaque fois que vous communiquez avec quelqu’un d’autre, vous et votre interlocuteur suivez les étapes du processus de communication indiqué ci-dessous.

Ici, la personne qui est la source de la communication l’encode dans un message et le transmet par un canal. Le récepteur décode le message et, d’une manière ou d’une autre, donne du feedback qui établit s’il a compris ou pas la source.

En comprenant les étapes du processus, vous pouvez prendre conscience de votre rôle, reconnaître ce que vous devez faire pour communiquer efficacement, anticiper les problèmes avant qu’ils ne se produisent, et améliorer votre capacité globale à communiquer efficacement.

Les sections ci-dessous vous aident à le faire et vous aide à améliorer la façon dont vous communiquez à chaque étape du processus.

La source – Planifier votre message (voir questions du test 1, 2, 11)

Avant de commencer à communiquer, prenez un moment pour comprendre ce que vous voulez dire et pourquoi. Ne gaspillez pas votre temps à transmettre des informations qui ne sont pas nécessaires ; et ne gaspillez pas le temps du récepteur ou du lecteur non plus. Trop souvent, les gens continuent de parler ou d’écrire parce qu’ils pensent qu’en disant davantage, ils couvriront certainement tous les points. Seulement très souvent, tout ce qu’ils font contribuent plutôt à confondre, embrouiller ou bouleverser les gens avec qui ils échangent.

Pour planifier votre communication:

• Définir votre objectif – Pourquoi communiquez-vous?
• Comprendre les besoins de votre public – Avec qui communiquez-vous? Qu’ont-ils besoin de savoir ?
• Planifier ce que vous voulez dire et comment vous enverrez le message.
• Demander du feedback sur la façon dont votre message a été reçu.

Lorsque vous procédez ainsi, vous serez capable de transmettre habilement un message qui sera reçu positivement par votre public.

Les bons communicateurs utilisent le principe KISS («Keep It Simple and Straightforward»). Ils savent que le moins est souvent plus que suffisant, et que la bonne communication devrait être efficace en plus d’être utile.

Encodage – Création d’un message clair et bien conçu (Questions 1, 5, 8, 10, 15)

Lorsque vous savez ce que vous voulez dire, décidez exactement comment vous voulez le dire. Vous êtes responsable de l’envoi d’un message clair et concis.

Pour ce faire, vous devez tenir compte non seulement de ce que vous dites, mais aussi de la façon dont vous pensez que le destinataire le percevra.

Nous nous concentrons souvent sur le message que nous voulons envoyer et sur la façon dont nous l’enverrons. Mais si notre message est transmis sans tenir compte du ressenti ou du point de vue de l’autre personne, il est probable qu’une partie du message sera perdue.

Pour communiquer plus efficacement:

• Identifiez ce dont vous avez vraiment besoin et ce que vous voulez dire.
• Anticipez la réaction de l’autre personne ou de votre public à votre message.
• Choisissez vos mots et adoptez un langage corporel qui permettent à l’autre personne d’entendre vraiment ce que vous dites.

Avec une communication écrite, assurez-vous que ce que vous écrivez sera perçu suivant votre intention de départ. Les mots sur une page n’ont généralement aucune émotion: ils ne « sourient pas, ne fronce pas les sourcils, ne plisse pas le front… » lorsque vous les lisez (sauf si bien sûr vous êtes un écrivain très talentueux!), en plus il est parfois impossible pour vous de deviner l’état d’esprit du récepteur; ceci pourrait dans certains cas affecter la compréhension de votre message.

Lorsque vous envoyez un message écrit, prenez le temps de faire ce qui suit:

• Passez en revue votre style.
• Évitez le jargon ou l’argot.
• Vérifiez votre grammaire et votre ponctuation.
• Vérifiez également la tonalité, l’attitude, les nuances et autres subtilités. Si vous pensez que le message peut être mal compris, il le sera probablement. Prenez le temps de le clarifier!
• Familiarisez-vous avec les politiques d’écriture de votre entreprise.

Une autre considération importante est d’utiliser des images, des graphiques et des diagrammes dans la mesure du possible. Comme le dit le discours, “une image parle parfois mieux que milles mots”.

De plus, si vous transmettez votre message de façon oral ou écrite, considérez le contexte culturel. S’il y a un risque de malentendu en raison de barrières culturelles ou linguistiques, aborder ces problèmes à l’avance. Consultez les personnes qui les connaissent et faites vos recherches afin que d’être au courant des problèmes que vous pourriez rencontrer pour mieux les anticiper.

Choisir le bon canal (Questions 7, 11, 13)

Avec le codage du message, vous devez choisir le meilleur canal de communication à utiliser pour l’envoyer. Vous voulez être efficace, et aussi tirer le meilleur parti de votre opportunité de communication.

L’utilisation du courrier électronique pour envoyer des instructions simples est pratique. Toutefois, si vous souhaitez déléguer une tâche complexe, un courrier électronique conduira probablement à plus de questions, il est donc préférable d’organiser un temps pour en parler en personne. Et si votre communication a un contenu émotionnel négatif, restez bien loin du courrier électronique! Assurez-vous de communiquer en face à face ou par téléphone, afin que vous puissiez juger de l’impact de vos mots et les ajuster de manières appropriées.

Lorsque vous déterminez le meilleur moyen d’envoyer un message, considérez ce qui suit:

• La sensibilité et le contenu émotionnel du sujet.
• Dans quelle mesure il est facile de communiquer les détails.
• Les préférences du destinataire.
• Les contraintes de temps.
• La nécessité de poser et de répondre à des questions.

Décodage – Réception et interprétation d’un message (Questions 3, 6, 12, 14)

Il peut être facile de se concentrer sur la communication oral; Nous voulons soutenir nos points de vue, car nous avons généralement beaucoup à dire. Cependant, pour être un grand communicateur, vous devez également savoir reculer, laisser l’autre personne parler et simplement écouter. Cela ne signifie pas que vous devriez être passif. L’écoute est un travail difficile, c’est pourquoi l’écoute efficace s’appelle écoute active. Pour écouter activement, donnez toute votre attention à votre interlocuteur:

• Regardez la personne.
• Faites attention à son langage corporel.
• Évitez les distractions.
• Faites des signes d’assentiment , signe de tête et sourire pour reconnaître les points.
• Réfléchissez de temps en temps à ce que la personne a dit.
• Permettez à la personne de parler, sans penser à ce que vous direz ensuite.
• Abstenez-vous d’ interrompre.

L’écoute empathique vous aide également à décoder un message avec précision.
Pour comprendre complètement un message, vous devez comprendre les émotions et les sentiments sous-jacents exprimés par votre interlocuteur. C’est là que la compréhension du langage corporel peut être utile.

Feedback (Questions 3, 4, 9)

Vous avez besoin du feedback, car sans cela, vous ne pouvez pas être sûr que les gens ont compris votre message. Parfois, les feedbacks sont verbaux, et parfois ce n’est pas le cas.

Nous avons examiné l’importance de poser des questions et d’écouter attentivement. Cependant, les feedbacks par le biais du langage corporel sont peut-être la source la plus importante d’indices pour l’efficacité de votre communication. En regardant les expressions faciales, les gestes et la posture de la personne avec laquelle vous communiquez, vous pouvez repérer:

• Le niveaux de confiance.
• Le fait d’être sur la défensive.
• Les accords.
• Les points de compréhension (ou d’incompréhension).
• Le niveau d’intérêt.
• Le niveau d’engagement.
• Le niveau d’anxiété
• Le niveau de sincérité, franchise (ou mensonge / malhonnêteté).

En tant qu’orateur, comprendre le langage corporel de votre auditoire ou interlocuteur peut vous donner l’opportunité d’ajuster votre message et de le rendre plus réceptif, compréhensible, attrayant ou intéressant.

En tant qu’écouteur, le langage corporel peut vous montrer plus à propos de ce que l’autre personne dit. Vous pouvez alors poser des questions pour vous assurer que vous vous êtes bien compris. Dans les deux cas, vous pouvez mieux éviter qu’une incompréhension se produise.

Le feedback peut également être formel. Si vous communiquez quelque chose de très important, il est souvent utile de poser des questions à vos interlocuteurs pour vous assurer qu’ils ont bien compris. Et si vous recevez ce type de communication, reformuler dans vos propres mots pour vérifier votre compréhension.